Política de privacidad - Won Coworking

Política de Tratamiento de Datos Personales

WON COWORKING COLOMBIA S.A.S, en adelante (“WON COWORKING”) en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales se compromete a respetar y cumplir el deber constitucional de protección de Datos Personales recopilados por Clientes, Aliados Comerciales y cualquier persona que tenga relación con los servicios prestados por WON COWORKING a través de su plataforma digital.

Los titulares de los datos personales aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme a los términos de esta Política de Privacidad y nos autorizan para realizar tratamiento de estos siempre mediando consentimiento expreso, en los diferentes canales creados por WON COWORKING para el efecto.

La presente política de privacidad establece los principios, alcances, medidas, procedimientos, finalidades del tratamiento y derechos relacionados con el tratamiento de datos personales recaudados a través de la plataforma, incluyendo el derecho a conocerlos, modificarlos, actualizarlos, suprimirlos, rectificarlos, e incluso, revocar la autorización de tratamiento de estos.

Se parte de la base, de que el titular de los datos personales acepta de manera previa, expresa, informada el tratamiento de los datos personales, y conoce el contenido de la presente Política de Privacidad, la cual es de obligatorio cumplimiento para los administradores, trabajadores, contratistas y terceros relacionados con WON COWORKING.

Capítulo I. Definiciones, alcance y principios.

Definiciones. Los conceptos presentados en esta política tendrán el significado aquí descrito y, además, el alcance que le otorgue la ley y la Jurisprudencia, así:

Autorización: Es el consentimiento que se otorga de manera previa, informada y expresa por el Titular de los Datos Personales para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información puedan efectuar tratamiento de estos.
Autorizado: Es WON COWORKING y todas las personas bajo su responsabilidad, que por virtud de la Autorización y de estas políticas, tienen legitimidad para Tratar los Datos personales del Titular.
Anonimización: Es el proceso de convertir los datos personas en una forma en que no se pueda identificar a sus individuos, con miras a identificar y ocultar la información sensible permitiendo su divulgación sin que ello implique vulnerar los derechos a la protección de datos personales.
Aviso de Privacidad: Es la comunicación escrita o verbal para darle a conocer a los Titulares de la información, la existencia y modalidades para acceder a las Políticas de Tratamientos de Datos y el objetivo de su uso y recolección.
Base de Datos: Es el conjunto de Datos Personales organizados para ser objeto de tratamiento en cualquier modalidad; formación, almacenamiento, organización y acceso.
Consulta: Es la solicitud que hace el Titular de los Datos Personales, sus autorizados por él o por la ley para conocer la información que reposa sobre él en la base de datos o archivos.
Dato Personal: Información de cualquier tipo, vinculada a una persona natural o jurídica, determinada o determinable.
Dato Personal Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
Dato Personal Público: Son considerados como tal los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de servidores públicos o

de comerciante y aquellos que se pueden obtener sin reserva alguna. Por su naturaleza, estos datos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Personal Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y su conocimiento interesa no solo al titular sino a cierto sector. Ejemplo de ello pueden ser los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios.
Dato Personal Sensible: Son aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o puede generar su discriminación. Entre ellos que revelen su origen racial o étnico, sus afiliaciones sindicales, su orientación política, sus convicciones religiosas, morales o filosóficas, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.
Datos personales de protección reforzada: Son aquellos datos cuyos titulares son los niños, niñas y adolescentes, cuyo tratamiento requerirá de autorización especial para asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.
Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de los datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable al recibir instrucciones de la forma en la que deberá administrar los datos.
Habilitación: Es la legitimación que expresamente y por escrito, mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue WON COWORKING a terceros, en cumplimiento de la ley aplicable, para el tratamiento de datos personales, convirtiendo a tales en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
Reclamo: Es la solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos.

Requisito de Procedibilidad: El Titular de los Datos Personales sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de Datos Personales.
Titular de los datos: Es la persona natural o jurídica a quienes se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quién es el sujeto del derecho de hábeas data.
Tratamiento: Es cualquier operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de consultas, comunicaciones y cesiones.
Transferencia: Es la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de Datos Personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del Tratamiento de Datos.
Transmisión: Actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio colombiano, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.

Alcance de la Política de Privacidad de Datos.

Esta política es aplicable para toda la información personal registrada en las Bases de Datos de WON COWORKING, quien será el responsable del tratamiento de tales datos para los efectos aquí previstos.

De esta manera, WON COWORKING en su calidad de responsable, se obliga a proteger los datos personales de los titulares, con el fin de impedir su adulteración, filtración, pérdida, usos y accesos no autorizados, entre otros. Para lo anterior, WON COWORKING implementará a través de la presente política de privacidad, medidas de protección de carácter técnico, jurídico, administrativo y afines razonables, y los Titulares aceptan de manera expresa esta protección y declaran que la consideran conveniente y suficiente para todos los propósitos.

Principios.

Los datos de los usuarios de WON COWORKING tendrán el tratamiento adecuado respetando las normas generales y especiales destinadas a las actividades permitidas por la ley. En concordancia con ello, se la política de privacidad de WON COWORKING se sustenta en los siguientes principios:

Principio de Acceso y Circulación Restringida: WON COWORKING realizará tratamiento de los datos personales dentro de los límites propios que de ellos se derivan. Por lo tanto, para efecto de las finalidades consagradas en la presente política de privacidad, permitirá a los titulares suministrar sus datos personales para que se beneficien del servicio digital ofrecido, y aunado a ello, restringuirá la circulación de la información en otros sitios web u otros medios de comunicación o cualquier tercero, quien sólo podrá acceder a la información siempre y cuando medie autorización para el efecto.
Principio de Confidencialidad: WON COWORKING realizará el Tratamiento de los datos disponiendo de las medidas humanas, administrativas y técnicas necesarias para mantener la confidencialidad del dato y para evitar que este sea modificado, adulterado, usado, eliminado o conocido por personas que no estén autorizadas o de manera fraudulenta. Así mismo, aplicará medidas y procedimientos especiales para aquellos datos considerados como sensibles.
Principio de Finalidad: Los datos personales se recolectarán para los tratamientos y finalidades consagradas en la presente política de privacidad. En caso de requerirse para finalidades diferentes, se solicitará autorización expresa del titular.
Principio de Individualidad: Las bases de datos del responsable se mantendrán separadas a las de encargado, de tal forma que en cada una de ellas se pueda individualizar al titular del dato.
Principio de Legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglamentada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen,
Principio de Libertad: El tratamiento de datos sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de necesidad: Los Datos personales sólo pueden ser tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su tratamiento lo justifique.
Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Temporalidad: WON COWORKING no hará uso de la información suministrada por el titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular de los datos personales.
Principio de Transparencia: En el tratamiento de datos debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento, sin restricciones y en cualquier momento, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de Veracidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos y/o fraccionados.Por otro lado, también se presume que la información que suministra el titular es cierta y se ajusta a su información personal.

Capítulo II. Derechos del Titular de los Datos Personales.

2.1. Principales Derechos

De conformidad con la ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a WON COWORKING o los Encargados del Tratamiento de estos.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a WON COWORKING, salvo que la ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
Presentar solicitudes ante WON COWORKING o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley.

Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de WON COWORKING, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento WON COWORKING o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la ley o cuando no haya una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la base de datos del responsable.
Solicitar acceso y acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la adopción de la nueva versión.
Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones.
Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo el control de WON COWORKING para ejercer efectivamente los derechos que la ley les otorga a los Titulares.
Conocer la dependencia o portal virtual en el cual podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.
Ejercer sus derechos legales únicamente con la presentación de su cédula o documento de identificación original.
Los demás consagrados en la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013.

2.2. Derechos de los menores de edad

Para los casos de Tratamiento de Datos Personales de menores de edad, será indispensable la autorización escrita de los representantes legales.
Los menores de edad de forma directa o por intermedio de sus representantes legales, tendrán los mismos derechos consagrados en el numeral 2.1
En todo caso, tendrán derecho a que su información sea protegida de forma reforzada, a partir de medidas de seguridad especiales.
Los menores de edad tienen derecho a que una vez finalizado el servicio, la información personal sea eliminada inmediatamente de la base de datos de WON COWORKING.

Capítulo III. Finalidades del tratamiento de Datos Personales.

WON COWORKING informa que los datos personales recolectados y tratados de nuestros clientes, aliados, proveedores y contratistas deberán someterse a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo los encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales en virtud de la Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento de estos, bajo el mismo estándar de protección para las siguientes finalidades:

3.1 Tratamiento de datos de usuarios

Se destinarán para garantizar la plena prestación del servicio al cliente, principalmente para la realización de cotizaciones, aviso de cambios en los espacios de trabajo, información respecto de alguna eventualidad en la instalaciones y la comunicación con los Titulares de los Datos para efectos comerciales.
Se destinarán para facilitar el cumplimiento del objeto social de WON COWORKING, actividades que involucran la concesión de espacios de trabajo y autorización de uso del domicilio fiscal y comercial de las instalaciones de WON COWORKING.
Se utilizarán los datos personales para realizar análisis de mercados, actividades de mercadeo, publicidad, puesta en contacto con los titulares, estadísticas, para efectos comerciales y financieros, con la garantía de que en ningún momento serán transferidos a otras empresas industriales o comerciales.

3.2 Tratamiento de datos personales de clientes:

Se destinarán para efectos de comunicación comercial con los Titulares de los Datos
Para la realización de actividades de mercadeo, estadísticas, comerciales y financieras.
Para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables.
El control y prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, toda la información necesaria requerida para el buen curso del SARLAFT.
Comprobación y verificación de la identidad e información general, y antecedentes penales, disciplinarios, financieros y crediticios de los Titulares de los Datos.

Transmitir, transferir y suministrar datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los titulares a terceros nacionales y/o internacionales, en aquellos casos en que WON COWORKING participe en procesos de fusión, integración, escisión, liquidación, adquisición y/o enajenación de activos.
Definir perfiles de consumo de los usuarios de WON COWORKING, con el fin de realizar análisis estadísticos o mejorar los procesos de mercadeo y venta de los servicios.

3.3 Base de datos para contratistas y empleados.

Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables.
Conservar y administrar la información de la relación laboral, civil o comercial de los Titulares.
La preservación y el control de la seguridad de las personas, bienes e información de WON COWORKING.
Prevenir y constatar la comisión de delitos o conductas delictivas por parte de los empleados, contratistas, aspirantes y personal en general, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, así como las redes sociales correspondientes, en la forma en la que se encuentren dispuestas.
Mantener comunicación directa con los titulares para temas relacionados con su relación laboral, civil o comercial.
Llevar un registro de las sanciones disciplinarias impuestas a empleados de WON COWORKING.
Selección de personal, administración de contrataciones, manejo de relaciones laborales y cumplimiento de las obligaciones derivadas de la misma, otorgamiento de beneficios a sus empleados por sí mismo o a través de terceros, así como permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de WON COWORKING.
Comunicación con los titulares para efectos contractuales, informativos y comerciales.
Comprobación y verificación de la identidad e información general, y antecedentes penales, disciplinarios, financieros y crediticios de los Titulares de los Datos.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los titulares a aquellos terceros encargados de administrar el sistema de seguridad social en Colombia, así como a compañías aseguradoras.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los titulares a terceros, en aquellos casos en que se presente sustitución patronal o en aquellos casos en que WON COWORKING ceda su posición contractual, o cuando sea parte de un proceso de adquisición o integración empresarial.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los titulares a terceros, con el fin de dar referencias laborales y/o profesionales sobre los titulares.

Capítulo IV. Autorización para la recolección y Tratamiento de Datos Personales y otra información.

El tratamiento de los datos personales se realizará previa autorización del titular del dato, salvo en los eventos en los cuales el dato es de naturaleza pública. Para esto, se ha implementado un formato de autorización para el tratamiento de datos, el cual deberá ser diligenciado por el titular de la información en el momento mismo en que entrega su información personal. En dicha autorización se explica el alcance y las finalidades del tratamiento de los datos personales, se hace alusión a la autorización por otro, los datos de menores de edad y datos sensibles, así como también se define el canal de atención de los titulares que desean ejercer los derechos contemplados dentro del hábeas data y, se indica el lugar en el cual se encuentra alojada la presente política. Para efectos de adelantar el tratamiento de los datos, WON COWORKING emplea todas las actividades tendientes a conservar la confidencialidad de la información.

WON COWORKING ha adoptado los niveles de seguridad de protección de los datos personales legalmente requeridos, y ha instalado todos los medios y medidas técnicas a su alcance para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y sustracción ilegítima de los datos personales facilitados a WON COWORKING, sin embargo, el titular debe ser consciente que las medidas de seguridad en Internet no son inquebrantables.

CAPITULO V. Riesgos de seguridad para tener en cuenta cuando se realizan transacciones por internet:

Se puede presentar que un usuario sea engañado por medio de correos electrónicos o algún engaño de servidores DNS, para visitar un sitio falso que presente el mismo diseño, pero donde los datos de la tarjeta sean cargados en el sistema falso, robando información de la tarjeta habiente. Por lo cual es importante generar la cultura, que los usuarios para realizar transacciones deben entrar directamente por los dominios conocidos para disminuir los riesgos.
Se puede presentar que el computador donde el usuario esté realizando la transacción, tenga instalado sin conocimiento previo, algún software espía o mal intencionado que capture todo lo digitado por el teclado o capture información de dispositivos de entrada y sean enviados a alguna red o host en internet. Por lo anterior, se recomienda en lo posible que la transacción sea realizada en el computador personal.
Se podría presentar suplantación del titular que el titular se niegue haberlo enviado y/o recibido la transacción y sea utilizada por un tercero.
Se recomienda que desde el equipo donde realizan transacciones electrónicas, tenga un antivirus actualizado y activo para mitigar los riesgos de fraude.

Capítulo VI. Deberes de los encargados del tratamiento.

Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley.
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y comercio.

Capítulo VII. Deberes del responsable del tratamiento.

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Facilitar la Anonimización de los datos personales al momento de solicitar información para la concesión de un espacio de trabajo.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

Capítulo VIII. Peticiones, quejas y reclamos.

WON COWORKING ha designado a la gestión de Servicio al Cliente como Responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. La persona encargada de Servicio al Cliente tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta política.

Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:

Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la ley o estas Políticas, como, por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes de conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales cuando el Titular presente

copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con lo establecido en la ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales, solicitudes de actualización de los Datos Personales, solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la ley.

Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.

Capítulo IX. Vigencia.

Periodo de vigencia de la base de datos y la Política: Los datos personales incorporados en las bases de datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades.
Cambios en la política de tratamiento y protección de datos personales: Cualquier cambio sustancial en la Política, será comunicado oportunamente a los titulares mediante la publicación en nuestros portales web.
Legislación vigente: La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la ley 1266 de 2008 y las normas que lo modifiquen, complementen o deroguen.

No será responsabilidad de la empresa:

La información que haya sido recolectada o que provenga de fuentes de acceso público.
Los datos que el usuario proporcione en sitios web distintos a los de WON COWORKING, es decir, que no sean propiedad de la empresa, aunque se haya accedido a ellos mediante enlaces que aparecen en el sitio web. El usuario debe tener pleno conocimiento del tratamiento de datos personales aplicables en estos sitios web distintos.
La información que el usuario le proporcione a otras personas en comunicaciones relacionadas con correo electrónico, murales, chats u actividades similares, que no hagan parte del equipo WON COWORKING. Es responsabilidad del Usuario el tratamiento de sus datos en actividades públicas.